Boekhouding en administratie op Bonaire: wat moet je als ondernemer bijhouden?

Ben je verplicht een administratie bij te houden?

Ja. Volgens de Belastingdienst Caribisch Nederland ben je verplicht een goede administratie bij te houden die past bij de aard van je bedrijf. Je hebt hem nodig voor je aangiften en als bewijs tegenover de Belastingdienst.

Is je administratie niet volledig of niet binnen redelijke tijd te controleren, dan kan de Belastingdienst zelf je omzet en winst vaststellen. Ben je het daar niet mee eens, dan moet jij bewijzen dat de berekening niet klopt.

Wat hoort er bij je administratie?

Alle gegevens over je onderneming die je op papier of elektronisch vastlegt. De Belastingdienst Caribisch Nederland noemt onder meer:

• Kas: je kasadministratie en kassabonnen.
• Facturen: ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
• Bank: je bankafschriften.
• Afspraken: contracten, overeenkomsten, agenda's en correspondentie.
• Digitaal: software en databestanden, ook de verkoopgegevens uit je kassasysteem of webwinkel.

Koop je een kassasysteem, laat je dan goed adviseren. Volgens de Belastingdienst voldoen veel afrekensystemen niet aan de eisen.

Gelden er eigen regels op Bonaire?

Ja. Gebruik geen Nederlandse btw-handleiding als uitgangspunt. Bonaire heeft onder meer de algemene bestedingsbelasting (ABB), met eigen regels. Lees daarover ABB voor ondernemers op Bonaire.

Ben je ondernemer voor de ABB, dan houd je onder meer bij welke leveringen en diensten je verricht en ontvangt, en dagelijks je uitgaven en ontvangsten. Onder voorwaarden kan een kleine ondernemer ontheffing vragen van deze verplichtingen. Die voorwaarden staan bij de Belastingdienst Caribisch Nederland.

Heb je personeel, dan leg je ook een loonadministratie aan.

Wat zet je op een factuur?

Ben je ondernemer voor de ABB, dan reik je een factuur uit voor je leveringen en diensten aan anderen. Een kopie bewaar je in je administratie. De factuur reik je uit uiterlijk binnen vijftien dagen na de maand waarin je leverde of de dienst verrichtte.

Een volledige factuur geldt bij goederen boven $5.000 en bij diensten boven $200. Daarop staan:

• Jouw gegevens: je (bedrijfs)naam, adres en cribnummer.
• De klant: de (bedrijfs)naam en het cribnummer van je afnemer.
• Omschrijving: een duidelijke omschrijving van de goederen of de dienst.
• Datum: de datum van de levering of de dienst.
• Nummer: een doorlopend factuurnummer en een dagtekening.
• Bedrag: de vergoeding en, als die verschuldigd is, het ABB-bedrag.

Onder die bedragen volstaat een vereenvoudigde factuur. Daarop hoeven de cribnummers en de gegevens van de klant niet. Houd daarnaast bij welke klanten nog moeten betalen, zodat je niet op papier winst maakt terwijl het geld er nog niet is.

Hoe lang bewaar je je administratie?

De Belastingdienst Caribisch Nederland noemt zeven jaar. Daarbij geldt:

• Elektronisch blijft elektronisch: wat je digitaal vastlegt, bewaar je ook digitaal, ook als je het afdrukt.
• Papier: mag alleen bij een heel kleine administratie die snel te controleren is.
• Uitbesteed: laat je een servicebureau je administratie doen, dan valt hun opslag ook onder de bewaarplicht.

Bewaar je documenten dus niet in één mailbox of op één laptop. Zorg voor een geordende en beveiligde back-up.

Wanneer schakel je een boekhouder in?

Een kleine ondernemer kan veel zelf. Bij personeel, import, meerdere rechtsvormen of ingewikkelde internationale betalingen is hulp van een deskundige verstandig. Een boekhouder of accountant kan je administratie inrichten en meekijken welke aangiften nodig zijn.

De administratie blijft wel jouw verantwoordelijkheid. Zorg dat je zelf begrijpt wat je omzet, kosten en openstaande verplichtingen zijn.

Hoe houd je het bij?

Maak er een vaste routine van, bijvoorbeeld elke week of elke maand:

1. Werk facturen en betalingen bij.
2. Controleer je bank- en kasoverzicht.
3. Kijk welke klanten nog niet hebben betaald.
4. Zet geld opzij voor belastingen en andere verplichtingen.
5. Bewaar je documenten op een vaste plek.
6. Bespreek bijzonderheden met je boekhouder.

Een zakelijke rekening maakt dit overzichtelijker. Lees een zakelijke bankrekening openen op Bonaire.

Overzicht: je administratie in het kort